POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y MANEJO DE DATOS PERSONALES    

Nombre: COLOR VIRTUAL S.A.S.

Nit. 900.162.588 – 8,

Email:info@virtual.com.co

Teléfono: 4443869    

De acuerdo con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, COLOR VIRTUAL S.A.S., identificada con Nit. 900.162.588-8, domiciliada en el Municipio de Medellín en la Calle 25 A No. 43 B- 84 Oficina 301, e-mail   info@virtual.com.co, establece la Política de tratamiento y manejo de datos personales conforme a los lineamientos dados en la Ley 1581 de 2012 cuyo objeto es desarrollar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y eliminar la información que se tenga o se haya recogido de ellas y que se encuentren en bases datos.   En virtud del derecho que tiene toda de persona de conocer, actualizar, rectificar y eliminar la información contenida en bases de datos, COLOR VIRTUAL S.A.S., manifiesta que  los  datos que podrán ser recolectados serán aquellos que se requieran para la relación que se forme entre el responsable y el titular, por lo tanto los datos suministrados, almacenados y tratados serán los siguientes, sin embargo el presente listado es enunciativo:

1.Clientes: razón social, nombre completo, Nit, cedula de ciudadanía, dirección de correspondencia, teléfono, celular, correo electrónico, información tributaria. Contactos Clientes: nombre completo, cedula de ciudadanía, dirección de correspondencia corporativa, teléfono corporativo, celular corporativo, correo electrónico corporativo. Contactos proveedores: nombre completo, cedula de ciudadanía, dirección de correspondencia corporativa, teléfono corporativo, celular corporativo, correo electrónico corporativo. Empleados: nombres y apellidos, estado civil, teléfono fijo, celular, correo electrónico, numero de cedula, fecha de nacimiento, fecha y lugar de expedición de la cedula de ciudadanía, nacionalidad, edad, sexo, experiencia laboral, cargos desempeñados, fechas de ingresos y retiros, nivel educativo, historial académico, entidades de seguridad social donde se encuentra afiliado,  datos de las personas que desee afiliar como beneficiarios al sistema de seguridad social, información de número de cuenta bancaria y entidad donde la tiene, información del estado de salud como consecuencia de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro, datos biométricos. Proveedores y contratistas: Nombre completo, razón social, Nit, cedula de ciudadanía, teléfono, celular, correo electrónico, información de número de cuenta bancaria y entidad donde la tiene, información tributaria.     De acuerdo a lo anterior, COLOR VIRTUAL S.A.S. manifiesta de manera clara y expresa que la información que será recolectada y suministrada en cada una de las bases de     datos que maneja será utilizada y tratada para los fines pertinentes de la relación que se forme entre el responsable y el titular, teniendo como principales finalidades las siguientes: Clientes: Publicidad, mercadeo, gestiones de facturación, gestiones de cartera, gestiones de cobro de cartera en etapa pre jurídica y jurídico, entrega de productos, instalación de productos, reporte de información contable y tributaria a entidades competentes, envío de información publicitaria, ofrecimiento de nuevos productos y servicios, actividades de retroalimentación por requerimientos y especificaciones de los trabajos a realizar.  Contactos Clientes: Gestiones de facturación, cobro de cartera, gestiones y trámites administrativos y contables, gestiones de cobro de cartera en etapa pre jurídicas y jurídicas,  entrega de productos, actividades de retroalimentación por requerimientos y especificaciones de los trabajos a realizar.Proveedores y contratistas: gestiones de facturación, gestiones para pagos de facturas, gestiones y trámites administrativos y contables, gestiones de pedidos. Contactos proveedores: gestiones de facturación, gestiones para pagos de facturas, gestiones y trámites administrativos y contables, gestiones de pedidos.

Empleados: Verificar referencias laborales y experiencia laboral, afiliaciones a las entidades de seguridad social, liquidación y  pago de aportes a la seguridad social, envío y reporte de novedades a las entidades de seguridad social, liquidación y pago de nómina y prestaciones sociales, procesos disciplinarios, audiencias de descargos, llamados de atención, amonestaciones, suspensiones. La información contenida en los exámenes de médicos de ingreso, periódicos y de retiro, será utilizada única y exclusivamente para casos de emergencias de salud del empleado por cuestiones de accidentes laborales y con fines estadísticos para todo lo relacionado en el SGSST. La huella tomada es utilizada única y exclusivamente para control en los horarios laborales y liquidación de horas extras, por ningún motivo será suministrada, compartida o transferida a ninguna persona natural o jurídica.   En todo caso, en nuestras instalaciones y oficinas contamos con sistema de vigilancia y sistema de huella, que son utilizados por asuntos de seguridad y control de horario de los empleados, por lo tanto los datos biométricos podrán ser grabados y monitoreados por parte nuestra, sin embargo estos únicamente serán utilizados para las siguientes finalidades: Los datos obtenidos del sistema de vigilancia serán tratados exclusivamente por razones de seguridad y por ningún motivo serán compartidos con terceras personas, excepto cuando sean requeridos por autoridad competente. Los datos relativos a las huellas, serán tratados únicamente para fines históricos, para el control de horario y de horas extras y por lo tanto no serán compartidos con terceras personas. Por las razones arriba expuestas, se advierte que conforme al artículo 6 del decreto 1377 de 2013, nuestros clientes, empleados, proveedores y contratistas no se encuentran obligados autorizar el tratamiento de estos datos.   Conforme con lo anterior y de acuerdo con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, los derechos que tienen los titulares de datos personales son los siguientes:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Con el fin que los titulares de los datos personales y biométricos puedan ejercer sus derechos a actualizar, rectificar y suprimir los datos e información que reposa en nuestras bases de datos, deberán enviar un correo electrónico al e-mail info@virtual.com.co enviar una comunicación a la dirección que figura al inicio de esta política o enviar un mensaje de texto al celular: 313 623 16 87 solicitando la actualización, rectificación o supresión de los datos. En caso de enviar solicitud escrita, la comunicación o solicitud que sea enviada por parte del titular de los datos deberá contener por lo menos lo siguiente:

  • Identificación del titular de los datos personales (nombre completo, razón social, cedula de ciudadanía o Nit según el caso).
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • La dirección en la cual se le dará respuesta
  • Adjuntar los documentos que quiera hacer valer como pruebas.

Para dar respuesta al reclamo o a la solicitud formulada por el titular,  COLOR VIRTUAL S.A.S., cuenta con un término máximo de 15 días hábiles para dar respuesta al titular de los datos, debiendo seguir el siguiente procedimiento:

  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  • Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos

 

  • (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presente política entra en vigencia el día 1 de agosto de 2016 y las bases de datos tendrán una vigencia indefinida, de acuerdo a la duración de la relación con cada uno de los titulares de los datos. Esta política para el manejo y tratamiento de base datos personales podrá ser consultada en nuestra página web www.tiendacolorvirtual.com




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